Personvernerklæring

1. Innledning og behandlingsansvar

Denne personvernerklæringen redegjør for hvordan personopplysninger samles inn, brukes og beskyttes i Vaktur.

Ved bruk av Vaktur til timeregistrering av ansatte, er Kunden (arbeidsgiveren) behandlingsansvarlig for opplysningene som registreres om egne ansatte. AIChat Norge AS opptrer som databehandler på vegne av Kunden.

2. Hvilke opplysninger vi behandler

Vi behandler utelukkende opplysninger som er nødvendige for å levere en sikker og lovlig timeregistreringstjeneste:

• Ansattprofil: Fornavn, etternavn, e-post, telefonnummer, avdeling og stilling.
• Sikkerhetsdata: 4-sifret PIN-kode. Viktig merknad: Rå PIN lagres ALDRI i klartekst. Den hashes med bcrypt (salt rounds = 12) og er utilgjengelig selv for systemadministratorer.
• Timeregistreringer: Tidspunkt for inn- og utstempling, pausetid, beregnet arbeidstid og eventuell overtid.
• Geolokasjon (valgfritt): Dersom bedriften har aktivert geofencing, registreres GPS-koordinater kun på det eksakte tidspunktet stemplingen utføres, for å bekrefte tilstedeværelse på godkjent arbeidsplass. Det foretas ingen kontinuerlig sporing eller bevegelseslogging.

3. Formål og rettslig grunnlag

Opplysningene behandles for å oppfylle avtalen med Kunden (GDPR art. 6 nr. 1 b) og for å oppfylle lovpålagte krav om registrering av arbeidstid etter arbeidsmiljøloven § 10-7 (GDPR art. 6 nr. 1 c).

4. Underleverandører og lagring

All data lagres trygt innenfor EU/EØS på sikre skytjenester:

• Google Cloud Platform / Firebase (Firestore): Datasenter i Frankfurt / Belgia (EU). Native datakryptering i hvile (AES-256) og under overføring (TLS 1.3).
• Resend: Transaksjonelle e-poster (aktivering, passord og varsler) i henhold til databehandleravtale.

Vi selger eller deler aldri personopplysninger med tredjeparter for markedsføringsformål.

5. Lagringstid og sletterutiner

Timeregistreringer oppbevares så lenge kundeforholdet består, eller så lenge regnskapsloven og bokføringsloven krever det (normalt 5 år). Ved oppsigelse av abonnementet kan Kunden eksportere alle data, hvorpå data slettes permanent fra våre servere etter 30 dager.

6. Dine rettigheter

Som registrert har du rett til innsyn i dine personopplysninger, retting av uriktige opplysninger, sletting («retten til å bli glemt»), samt begrensning av behandlingen. Ansatte kan henvende seg til sin arbeidsgiver eller kontakte oss på hei@vikingnet.no.

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger er i strid med regelverket, har du rett til å klage til Datatilsynet (www.datatilsynet.no).